Rambursarea angajaților pentru utilizarea propriului vehicul
Rambursarea angajaților pentru utilizarea propriului automobil va varia într-o oarecare măsură de către angajator și sector, însă majoritatea organizațiilor compensează angajații la aproximativ Rata standard de kilometraj stabilită de IRS sau Rata de rambursare a autovehiculului în proprietate privată.
Rata este stabilită în fiecare an de Administrația Generală a Serviciilor (GSA) pe baza cercetărilor efectuate de o firmă independentă de consultanță cu privire la costurile curente pentru utilizarea unui vehicul.
Pentru 2018, rata IRS este stabilită la 54,5 cenți pe milă parcursă, de la 53,5 cenți pentru 2017 și în scădere de la 54 cenți pentru 2016 și 57,5 cenți în 2015. Această rată standard fixă include costul asigurărilor, ulei și întreținere. Pentru cineva care conduce mult pentru muncă, acest lucru poate duce la o deducere destul de semnificativă.
Majoritatea angajatorilor vor rambursa la rata IRS sau GSA, deoarece pot deduce până la această sumă ca cheltuială atunci când își depun declarația de impozit pe profit, deși există și alte formule fiscale complexe pe care angajatorii le pot folosi. Atunci când muncitorii calificați sunt greu de găsit în timpul expansiunii economice, angajatorii sunt mai predispuși să ofere rate competitive de rambursare.
Serviciul de venituri interne solicită efectuarea plăților de rambursare separat de salarizare, fără a fi scutite de taxe.
Majoritatea angajatorilor vor procesa, prin urmare, plăți de cheltuieli prin intermediul sistemului de plăți pentru a le păstra separat de salarizare și pentru a menține respectarea legilor IRS.
Dacă angajatorul dvs. rambursează la sau în vecinătatea ratei GSA sau IRS, puteți să vă asigurați că obțineți o tranzacție echitabilă. Dacă primiți mai puțin decât rata IRS, atunci este posibil să puteți deduce o parte din cheltuielile cu impozitele pe venitul dvs. personal.
Rambursarea angajatului guvernamental
Angajații guvernamentali vor fi întotdeauna rambursați exact la rata GSA în cazul în care este autorizată utilizarea unui automobil în proprietate privată sau când nu este disponibil un vehicul guvernamental.
Cerințele de rambursare a cheltuielilor de transport auto
Va trebui să furnizați un jurnal al kilometrajului, chitanțe de gaz și documentația privind orice altă chitanță de cheltuieli admisă legată de mașina dvs. Fără înregistrări detaliate, raportul dvs. de cheltuieli poate fi respins. Sau, mai rău, angajatorul dvs. ar putea lua măsuri disciplinare dacă consideră că afirmația dvs. ar putea fi frauduloasă. Mulți angajatori au nevoie de păstrarea înregistrărilor contemporane, la fel ca IRS. Nu încercați să estimați kilometrajul dvs., deoarece aceasta ar putea încălca politicile angajatorului dvs.
Păstrarea stiloului și a hârtiei în mașină este o metodă, deși una plictisitoare; o alegere mai bună este o aplicație de urmărire a kilometrajului care urmărește automat călătoriile dvs. într-un jurnal contemporan pe care îl puteți imprima sau descărca. Este o modalitate eficientă de urmărire a kilometrajului, a începuturilor și a punctelor finale și a scopului afacerii pentru includerea în raportul de cheltuieli.
Consecințe fiscale
Rambursările în milenare sunt considerate plăți fiscale de către angajatori atâta timp cât sunt documentate și nu depășesc cheltuielile reale.
Cu toate acestea, angajatorul dvs. nu poate plăti în mod direct pentru costurile de operare, cum ar fi reparațiile sau întreținerea mașinii dvs., fără consecințe fiscale. Alte cheltuieli, cum ar fi taxele legate direct de transportul în comun, pot fi rambursate fără impozitare cu condiția să aveți încasări.
Unii angajatori oferă o indemnizație lunară pentru cheltuielile de automobile. Dacă angajații sunt obligați să furnizeze înregistrări ale cheltuielilor, aceștia vor fi impozitați numai pentru orice sumă încasată în plus față de cheltuielile înregistrate. Dacă angajatorii nu solicită o documentație, atunci indemnizația poate fi supusă impozitării.
Începând cu anul fiscal 2018, odată cu punerea în aplicare a Legii privind reducerile fiscale și a locurilor de muncă, lucrătorii nu vor mai putea deduce cheltuielile neimpozabile ale automobilelor. În 2017 și în anii anteriori, aceste cheltuieli au fost deductibile în măsura în care depășesc 2% din venitul brut ajustat.
Deci, lucrătorii care vor conduce în mod extensiv ca parte a îndeplinirii sarcinilor lor de lucru, ar trebui să evalueze cu atenție politicile de rambursare a companiilor pe măsură ce revizuiesc ofertele de muncă. În cazul în care un angajator nu rambursează în mod obișnuit cheltuielile pentru autovehicule, atunci vă puteți oferi să reduceți salariul în schimbul rambursării, deoarece rambursarea va fi protejată de impozitare dacă cheltuielile sunt documentate corespunzător. În mod alternativ, ați putea negocia un salariu mai mare pentru a ține cont de sarcina fiscală adăugată în temeiul noii legi fiscale.
Consultați-vă angajatorul sau un contabil fiscal pentru sfaturi privind modul în care reglementările se aplică situației dvs.
Citește mai mult: Cel mai bun mod de a rambursa angajații pentru cheltuielile cu kilometraj