Cum să utilizați lista de sarcini pentru a obține mai mult de făcut și pentru a vă simți mai bine
O listă nu este suficientă
Efectuarea unei "liste de lucruri" nu este suficientă. Trebuie să le clasați. Trebuie să știți ce sarcini sunt mai importante, astfel încât să vă puteți concentra asupra lor. Apoi, trebuie să alocați resurse acestor elemente, să măsurați progresul și să vă răsplătim pentru succesele dvs.
Clasament
Afișați toate elementele dvs. de rezolvat într-o foaie de calcul, deși puteți să le faceți și pe hârtie. Puteți, de asemenea, să le puneți pe computer sau pe telefonul smartphone, să le scrieți în calendar sau să le introduceți într-un software de gestionare a timpului.
Primul pas este să enumerați tot ce trebuie să faceți. Apoi, atribuiți un rang lor, astfel încât să vă puteți concentra asupra elementelor importante .
Utilizați un clasament A, B, C. Lista A este ceea ce trebuie să fac astăzi înainte de a pleca. Lista B este lucruri pe care trebuie să le faci, dar nu neapărat astăzi. În cele din urmă, lista C este lucrurile pe care trebuie să le găsiți în curând.
S-ar putea să afli destul de repede că lucrurile de pe lista C și chiar de lista B nu se termină niciodată. Într-o poziție de Operations Manager acum câțiva ani, m-am trezit din ce în ce mai frustrat de lista mea A. Nu numai că nu am reușit să trec prin el în fiecare zi, așa cum am avut întotdeauna înainte, dar lista A continua să crească. Atunci mi-am dat seama ce trebuia să fac pentru a-mi face o listă de sarcini pentru mine și am dezvoltat un sistem care a funcționat.
De gestionare a timpului
Nu era suficient să știm ce este important; ceea ce a făcut lista A. De asemenea, trebuia să știu cât va dura lucrurile și cât timp trebuia să le dedicăm. Am adăugat o coloană în lista mea de lucru cu timpul estimat pentru fiecare sarcină și o coloană adiacentă cu totalul cumulat.
Apoi am făcut un simplu studiu de timp. După cum am făcut fiecare sarcină, am scris ceea ce am făcut și timpul de început și de sfârșit. Am urmărit o zi întreagă. Apoi am repetat-o câteva săptămâni mai târziu într-o altă zi. Nu a fost o anchetă exhaustivă prin orice mijloace, dar mi-a dat o oarecare înțelegere. În calitate de manager de operațiuni, o mare parte din timpul meu a fost preluat de întreruperi - de a se ocupa de evenimentele care au avut loc, de crizele care au apărut sau de problemele care trebuiau rezolvate. În medie, aceste întreruperi au fost consumate patru ore pe zi. Din moment ce lucrez de obicei o zi de zece ore, mi-a lăsat șase ore pe zi pentru lucrurile de pe lista mea de sarcini.
În fiecare noapte, înainte de a părăsi biroul, mi-aș actualiza lista de sarcini. Aș elimina lucrurile pe care le-am finalizat, le-am delegat sau am retrogradat, am adăugat lucrurile noi care au venit, am rearanjat prioritățile pentru a obține cele mai importante sarcini din partea de sus și le-am alocat timpul estimat. Apoi m-aș duce pe listă la marcajul de șase ore și voi trase o linie. Asta a devenit ținta mea pentru a doua zi.
Recompenseaza-te
Cel mai adesea, acea linie a căzut pe lista mea A. Rareori era aproape de fund. Cu toate acestea, acesta a fost scopul meu. Dacă am lovit sau am trecut linia, m-am dus acasă simțindu-se că a fost o zi productivă și de succes.
În loc să mă batem peste lucrurile la care nu am reușit, am recunoscut succesul meu de a mă întâlni sau de a-mi bate țelul. A doua zi, a trebuit să încep din nou și să ajung la noul scop, dar am făcut-o din perspectiva construirii succesului anterior, mai degrabă decât din frustrarea de a avea în mod constant mai mult de făcut decât am avut timp să realizez.
Ai nevoie de un sistem
Pentru a avea succes, trebuie să dezvolți un sistem de gestionare a timpului, astfel încât să puteți face mai mult în timpul pe care îl aveți. Dacă linia țintă din lista dvs. de sarcini este mereu aproape de partea de sus, șeful dvs. va începe să caute pe altcineva care poate lucra puțin mai departe în listă în fiecare zi. Mai jos, verificați câteva resurse pentru a vă ajuta să faceți o mai bună gestionare a timpului.
Gestionați această problemă
Listează sarcinile pe care trebuie să le faci. Prioritizați cele care sunt importante, nu doar urgente.
Aveți un plan pentru ce să faceți în fiecare zi. Lucrați spre acest plan. Răsplătește-te când te întâlnești sau îți bateți obiectivul.