- domeniu
- Risc
- Ipoteze
Acest articol oferă o descriere a acestor trei termeni esențiali de gestionare a proiectelor și include linkuri și sugestii pentru citirea suplimentară.
domeniu
În managementul de proiect, domeniul de aplicare este setul de limite care definesc amploarea unui proiect.
Domeniul de aplicare descrie ce urmează a fi livrat clientului ca rezultat al inițiativei proiectului.
Înțelegerea domeniului de aplicare permite managerului de proiect și echipei de proiect să înțeleagă ce se încadrează în interiorul sau în afara granițelor proiectului. Dacă ceva "nu este în sfera de aplicare" nu este luat în considerare în activitatea de planificare a proiectului . Activitățile care se încadrează în limitele declarației de domeniu sunt considerate "în domeniul de aplicare" și sunt contabilizate în program și în buget. Dacă o activitate se află în afara limitelor, aceasta este considerată "în afara domeniului de aplicare" și nu este prevăzută pentru.
Indiferent dacă sunteți un manager de proiect sau o parte a echipei de proiect, veți dori să vă gândiți dacă ceva se află în sfera de aplicare sau în afara scopului pe măsură ce vă deplasați înainte.
De exemplu, imaginați-vă că un client v-a cerut să construiți un site Web. Pe măsură ce schițați domeniul de aplicare (sau stabiliți limitele) proiectului, indicați următoarele elemente ca domeniu de aplicare:
- Proiectarea site-urilor și a schemelor wireframe
- Stabilirea unui pat de test
- Codificarea la schema de bord aprobată
- Dezvoltarea graficii pentru tema site-ului
- Testarea și depanarea înainte de publicarea site-ului
În cursul proiectului, clientul vă cere să includeți o imagine de ansamblu a companiei. Videoclipul nu este specificat în domeniul de aplicare al proiectului și, prin urmare, este în afara domeniului de aplicare.
În timp ce s-ar putea să fiți fericit să faceți acest lucru video cu o taxă suplimentară, acest lucru va necesita o revizuire a domeniului de aplicare și a estimării costurilor și timpului pentru proiect.
În absența unui document clar și agreat, domeniul video ar putea deveni controversat între echipa dvs. și reprezentanții clienților. O declarație clară de aplicare vă permite să dezamorsați situația și să faceți o schimbare într-un mod ordonat.
Deci, cum stabiliți ce este sau nu din domeniul de aplicare? Mai întâi veți dori să evidențiați toate detaliile proiectului pe care îl cunoașteți în prezent pe baza discuțiilor cu clientul sau cu proprietarul proiectului. Apoi, veți dori să faceți presupuneri-cheie care vor conduce ceea ce este considerat în sau în afara domeniului de aplicare.
Ipoteze
La un moment dat în viața ta probabil că ți sa spus: "Să nu faci niciodată presupuneri". Totuși, a face presupuneri în managementul de proiect este o activitate de zi cu zi. Ipotezele vă ajută să definiți domeniul de aplicare și riscurile și să ajustați estimările pentru timp și cost. Desigur, este esențial să documentați și să validați ipotezele dvs.
Luați în considerare ceva simplu, cum ar fi crearea unei cărți. Să presupunem că prietenul tău are o idee pentru o carte de cafea și ți-a cerut să gestionezi proiectul. Prima solicitare este pentru un buget, astfel încât să poată asigura finanțarea.
Pe măsură ce definiți domeniul de aplicare, este clar că prietenul dvs. este nesigur în multe detalii, inclusiv numărarea paginii, includerea imaginii, stilul de acoperire și greutatea hârtiei care va fi utilizată pentru pagini. Deoarece toți acești factori vor influența costurile și complexitatea producției, va trebui să faceți presupuneri privind specificațiile și să valideze acele ipoteze acceptabile sau inacceptabile cu prietenul dvs.
După discuții suplimentare, prietenul tău îți spune că intenționează să includă 50 de fotografii în carte. Puteți să vă bazați ipoteza pe cele 50 de imagini sau, anticipând că acest număr va crește în timp, puteți face o ipoteză că vor exista între 75-90 de pagini cu imagini.
Puteți vedea cum ipotezele afectează în mod direct programul, de asemenea. De exemplu, imaginați-vă că conduceți un proiect într-un parc care implică construirea unui set de leagăn.
Când vă configurați proiectul, vi se acordă bugetul și îi sunt desemnați membri ai echipei, dintre care unul se ocupă de materiale. Pe măsură ce creați programul dvs., întrebați persoana care se ocupă de materiale atunci când se va ajunge cimentul. Această persoană răspunde că nu este sigur când va veni cimentul, dar că el crede că va fi între 1 iunie și 10 iunie. Pe măsură ce vă construiți domeniul de aplicare și programul, faceți presupunerea că cimentul va ajunge nu mai târziu de 10 iunie. exemplu prezintă două beneficii pentru a face presupuneri.
Primul beneficiu este că ipoteza de primire a cimentului nu mai târziu de 10 iunie vă permite să planificați activități care se bazează pe cimentul care sosește. Al doilea beneficiu este acela că furnizează persoanei responsabile cu materiale un termen limită de livrare a cimentului, pe care apoi îl poate transmite furnizorului său. În mod neașteptat, a stabilit un termen-cheie pentru ca proiectul să avanseze.
Realizarea ipotezelor stabilește criterii de referință care sunt adesea revizuite în timpul proiectului pentru a ajuta echipa de proiect să rămână în sfera de aplicare, la timp și în limitele bugetului. Dar ce se întâmplă atunci când ipotezele sunt greșite? Aici intră riscul.
Risc
Odată ce ați construit domeniul de aplicare și ați identificat ipotezele care se află în spatele domeniului de aplicare și a estimărilor, veți dori să începeți să evaluați zonele de risc . Riscul este același în gestionarea proiectelor ca și în lumea reală; este un pericol sau o șansă care poate crea daune. (Notă: Institutul de Management al Proiectului și Organismul de Management al Proiectului de Cunoștințe - PMBOK oferă definiții detaliate ale riscurilor și tipurilor și identifică cadrul pentru managementul riscului de proiect.)
Toate proiectele conțin riscuri și, dacă sunteți managerul de proiect sau deținătorul de proiect, nu este numai responsabilitatea dvs. de a anticipa riscul, ci și de datoria dumneavoastră de a comunica impactul potențial al acestor riscuri echipei de proiect și de a vă pregăti pentru atenuarea riscurilor.
Riscul vine în diferite grade. Uneori, riscul poate însemna doar că proiectul se va desfășura ușor diferit sau va avea un mic turn neașteptat. În unele cazuri, însă, riscul poate duce la rezultate catastrofale care vă transformă proiectul pe cap.
Să folosim scenariul de joacă din exemplul de ciment de mai sus. Unul dintre riscuri este ca cimentul să nu ajungă la data asumată de 10 iunie. Care sunt efectele potențiale ale acestui risc? Toate activitățile succesorale care urmează după turnarea cimentului sunt întârziate ca rezultat al acestei probleme.
Riscurile pot fi pozitive, de asemenea. Luați în considerare impactul asupra proiectului dacă cimentul apare mai devreme decât se anticipase. Deși acest lucru pare a fi un rezultat pozitiv, acesta creează încă o problemă pentru calendarul și secvențierea tuturor celorlalte etape ale proiectului.
Managerii de proiecte colaborează cu echipele lor de proiect pentru a identifica și identifica potențialele riscuri. Acestea fac acest proces un pas mai departe și analizează potențialul sever al riscului și probabilitatea apariției acestuia. În plus, aceștia identifică persoanele cele mai potrivite pentru a identifica momentul în care se produce riscul și dezvoltă planuri de reducere a riscurilor convenite.
Multe firme au modele de risc detaliate pe care le-au dezvoltat în timp și din experiența altor proiecte. Unele industrii au elaborat profiluri de risc care sunt utilizate ca punct de plecare pentru analiza riscurilor. Multe industrii practică o analiză statistică foarte detaliată și pentru planificarea riscurilor.
Linia de fund
Termenii: domeniul de aplicare, ipotezele și riscurile sunt importante în lumea managementului de proiect. Utilizați acest articol ca punct de pornire pentru a explora mai detaliat acești termeni și alți termeni importanți de management al proiectelor.