Nu vă lăsați în afara mesajului în mâinile altcuiva
Iată mai multe explicații pentru a vă ajuta să înțelegeți importanța mesajului dvs. "în afara funcției" și de ce ar trebui să programați un timp pentru a lucra la acesta.
Așteaptă așteptări ... pentru toți
(Sperăm că) veți lua un concediu de maternitate după nașterea bebelușului. De data aceasta, biroul este privat și foarte special. Nu vei mai primi niciodată acest timp cu nou-născutul tău. Vreodată. Deci, este important să protejați această perioadă în viața voastră.
Știi cum e să ai un e-mail de muncă în vacanță, nu? Te simți obligat să trimiți un răspuns rapid! Dar, în timp ce vă aflați în concediu, nu aveți timp suficient pentru un răspuns "rapid".
Dumneavoastră și familia dvs primiți un alt membru în lume. Acest timp de îmbinare va fi umplut cu nopți nedormite, un program imprevizibil, fluctuații hormonale, numiri de doctori, vizitatori și cine știe ce altceva. De asemenea, va exista o schimbare bună în tine și în toată lumea în jurul tău, pe care vei dori să o gestionezi.
Scrierea de e-mailuri în aceste condiții nu va produce lucrul cel mai bun. Mesajul dvs. "în afara funcției" vă va proteja de întreruperile de muncă, precum și de e-mailurile prost gândite.
Setarea limitelor este o necesitate în acest timp. Pentru a vă ajuta să puneți viața în așteptare, puneți-vă o prioritate nouă pe care noul dvs. născut și tot ce vine cu el vine primul.
Atunci când creați mesajul din afara biroului, clienții, colegii și oricine altcineva care încearcă să vă ajungă la înțelegere înțelege ce este noua dumneavoastră prioritate și, sperăm, nu o veți depăși.
Deci, cum creați un minunat mesaj "nu deranjați" pentru a ajuta la protejarea unui astfel de moment special?
Dă-ți mesajul "în afara funcției" ceva gândire
Când vă aflați în jur de 26 de săptămâni, începeți să lucrați la mesajul "Out of Office". Dacă aveți opțiunea de a salva un titlu pentru acest mesaj, denumiți-l "Concediul de maternitate - în afara funcției".
Pregătirea mesajului înainte de timp vă oferă mai mult control asupra a ceea ce va spune mesajul dvs. Sunteți cel care vă cunoaște locul de muncă, cine vă va prelua responsabilitățile și când vă veți întoarce la birou. Decideți dacă vreți să spuneți că vă veți întoarce într-o anumită zi, într-o anumită săptămână sau nu veți menționa o dată. Dacă nu dați o anumită persoană pe care expeditorul o poate contacta, decideți dacă doriți să menționați adresa de e-mail a managerului dvs. sau un număr de telefon pe care ei l-ar putea apela.
Atunci când creați acest mesaj înainte de timp, veți economisi pe toată lumea, inclusiv pe tine însuți, timp și energie. Este posibil să trebuiască să părăsiți biroul în mod neașteptat (știi, pentru a merge să-ți dai copilul), astfel încât configurarea mesajului îți oferă administratorului IT sau managerului tău un mesaj pregătit pentru utilizare.
Doriți ca IT sau managerul dvs. să stabilească tonul acestui mesaj? Heck nu!
Odată ce mesajul "în afara biroului" este salvat, spuneți managerului dvs. Îi place să audă că ești pregătit pentru ieșirea ta și că trebuie să faci un lucru mai mic pentru a te sprijini.
Lucruri de inclus în mesajul tău
Mai jos este un mesaj de tip "out of office" pe care îl puteți utiliza. După ce activați mesajul în software-ul dvs. de e-mail, acesta va răspunde în mod automat la toate e-mailurile trimise la dvs. într-un anumit interval de timp stabilit.
Depinde de dvs. dacă doriți să informați destinatarii unde vă aflați. Ați putea spune pur și simplu că sunteți "în afara biroului" sau că îi puteți informa că sunteți în concediul dumneavoastră de maternitate. Dacă preferați să nu informați pe toată lumea că sunteți în concediu de maternitate , pur și simplu ștergeți cele trei cuvinte "pentru concediul de maternitate". Puteți utiliza o variantă a acestui mesaj de poștă electronică pentru vacanțe extinse sau călătorii de afaceri, de asemenea!
În cazul în care vedeți (paranteze), introduceți cuvintele sau frazele corespunzătoare pentru circumstanțele dvs.
Multumesc pentru e-mail. Sunt la birou în concediu de maternitate până la data la care vă așteptați să vă întoarceți.
Dacă aveți nevoie de asistență imediată, vă rugăm să contactați (numele colegului care vă acoperă, cu datele de contact, e-mailul managerului dvs. sau un număr de telefon).
(Dacă aveți anumite proiecte pe care le acoperiti listați numele proiectului și persoana care vă acoperă).
Dacă problema dvs. nu este urgentă, vă voi răspunde la email după întoarcerea mea.
Salutări calde,
(Numele dumneavoastră)