Finalizarea formularului I-9 pentru fiecare angajat este o afacere serioasă - serios
Toți angajații, cetățenii și ne-cetățenii, angajați după 6 noiembrie 1986, trebuie să completeze secțiunea 1 a Formularului I-9 la momentul angajării.
Angajatorul este responsabil pentru asigurarea faptului că secțiunea 1 a formularului I-9 este completă în timp util și în mod corespunzător de către angajat.
Angajatorul trebuie să verifice verificarea ocupării forței de muncă și să asigure completarea corectă a secțiunilor 2 și 3 ale formularului I-9. Angajatorii trebuie să completeze secțiunea 2 a formularului I-9, examinând dovezile de primă mână (numai documente originale, neexpirate) privind eligibilitatea pentru identitate și angajare în termen de trei (3) zile lucrătoare de la data începerii angajării.
Angajatul trebuie să fie prezent fizic, iar documentele sale originale trebuie revizuite personal. Angajatul care examinează documentele originale trebuie să semneze secțiunea 2 a documentului I-9.
Formularul verifică dacă ați verificat două forme aprobate de identificare care dovedesc că angajatul este autorizat legal să lucreze în Statele Unite.
Angajatorii sau reprezentantul lor autorizat trebuie să completeze secțiunea 3 atunci când reverifică faptul că un angajat este eligibil să lucreze în SUA.
La reînnoirea unui angajat în termen de trei ani de la data la care I-9 a fost inițial încheiat, angajatorii au opțiunea de a completa un nou formular I-9 sau de a completa secțiunea 3.
Periodic, trebuie să verificați formularele I-9 pentru a vă asigura că aveți un formular completat pentru fiecare angajat. Trebuie să verificați veridicitatea și exhaustivitatea și să salvați dovezi ale auditului și ale oricărei instruiri pe care au primit-o membrii personalului care au completat sau stocat I-9-urile.
Localizarea formularelor completate I-9
Veți dori să păstrați toate documentele I-9 ale angajaților și documentația însoțitoare într-un fișier de personal separat din aceste motive.
Guvernul poate inspecta aceste forme. Dacă angajații guvernamentali inspectează formularele dvs. I-9, nu doriți să le permiteți accesul la fișierele de personal privat ale angajaților dumneavoastră și la informațiile confidențiale pe care le conțin.
Prin urmare, în interesul confidențialității angajaților și a accesului restricționat, doriți să vă izolați angajații I-9 într-un singur folder dedicat în mod special stocării I-9.
Acest lucru protejează viața privată a angajaților dvs. și salvează, de asemenea, angajatorul de posibilitatea de a răspunde la întrebările suplimentare ridicate de conținutul dosarului personalului angajat. S-ar putea să vă deschideți compania în mod involuntar la investigații sporite de către angajații USCIS. Evitați acest lucru.
Actuala investigație a dosarului I-9
Potrivit US Immigration and Customs Enforcement (ICE), guvernul vă poate inspecta I-9: "Procesul de inspecție administrativă este inițiat de serviciul unei notificări de inspecție (NOI) asupra unui angajator care obligă producerea formelor I-9.
"Prin lege, angajatorilor li se oferă cel puțin trei zile lucrătoare pentru a produce formularele I-9.
Adesea, ICE va solicita angajatorului să furnizeze documente justificative, care pot include o copie a salarizării, lista angajaților curenți, actul constitutiv și licențele de afaceri. "
Tendința actuală este că ICE își sporește eforturile de aplicare. Angajatorii s-au confruntat din ce în ce mai mult cu acuzațiile penale percepute managerilor, proprietarilor și membrilor personalului de resurse umane pentru că nu au reușit să completeze corect și să stocheze formularele I-9 pentru fiecare angajat. Întreprinderile au primit în mod din ce în ce mai mult amenzi semnificative și au fost respinse.
Angajatorii trebuie să ia în serios Formularele I-9. Serios. Trebuie să spunem mai mult?
Vedeți un formular I-9 actual și instrucțiuni complete pentru implementarea sa la Departamentul pentru Securitate Internă - US Citizenship and Immigration Services (USCIS).
De asemenea, cunoscut ca: fișierele angajaților, înregistrările angajaților, fișierele de resurse umane, documentația