Cum pot obține accesul angajaților la vizualizarea fișierelor de personal?
Deoarece angajații știu că există aceste înregistrări, vor dori să le vizualizeze din când în când pentru a vedea ce conține fișierul.
Când decideți cum să oferiți angajaților (și accesului anterior al angajaților), țineți cont de legile care se aplică în cazul afacerii dvs.
Multe state au legi care impun unei companii să pună la dispoziția actualilor și foștilor angajați anumite părți ale dosarului. Consultați-vă cu avocatul dvs. pentru a vă asigura că politica dvs. respectă toate legile.
Legea federală, de exemplu, impune ca înregistrările referitoare la Actul americanilor cu dizabilități să fie păstrate separat de înregistrările personalului. În cazul în care compania dvs. este supusă HIPAA, asigurați-vă că păstrarea dosarelor medicale este în conformitate cu aceasta, de asemenea.
Este posibil să aveți multă libertate în ceea ce permiteți angajaților să vadă în dosarul lor. Dar, rețineți că, chiar dacă stabiliți că un angajat nu poate avea acces la anumite informații, cum ar fi verificările de referință, că în cazul unui proces că informațiile pot fi găsite.
Prin urmare, instruiți personalul dvs. să înregistreze lucrurile cu exactitate și să respecte legea în orice moment. Înregistrările angajaților nu sunt locul pentru glumele din interior sau comentariile snide.
Acestea nu merg bine în instanță.
Ca regulă generală, având la dispoziție un portar pentru înregistrări, se asigură că procedurile sunt urmărite și consecvente. Nu doriți ca un manager de resurse umane să permită oamenilor să-și ia înregistrările în birourile lor, în timp ce altul refuză accesul.
Solicitarea că toată lumea să treacă printr-o singură sursă ajută la păstrarea lucrurilor consecvente și legale.
Legile privind înregistrarea și păstrarea înregistrărilor și accesul sunt dificile. Asigurați-vă că rămâneți la curent.
Politica de mai jos este un început bun pentru afacerea dvs. , dar țineți cont de faptul că statul și legile locale pot varia.
Exemplul politicii de acces la registrele angajaților
Toți angajații, foștii angajați și reprezentanții angajaților pot vizualiza un anumit conținut al fișierelor de personal cu notificare prealabilă personalului din Resurse Umane. Pot fi văzute documente care privesc calificările salariaților angajați, cum ar fi cererea, promovarea , acțiunile disciplinare și transferul. În plus, angajatul poate revizui formularele de semnare a politicii și înregistrările de instruire.
Documentele pe care angajatul nu le pot revizui includ referințe sau verificări de referință, înregistrări ale oricărei investigații întreprinse de conducere, dosare medicale, documente legate de o procedură judiciară, orice document care ar încălca confidențialitatea unui alt angajat și documente utilizate pentru planificarea angajaților.
Procedură
Un angajat care dorește să revizuiască conținutul permis al fișierelor de personal trebuie să contacteze resursele umane cu un preaviz de 24 de ore (excluse în weekend). Foștii angajați sau persoane necunoscute personalului Resurse Umane trebuie să prezinte identificarea și / sau dovada permisului de acces la dosarul de personal.
Angajații trebuie să-și revizuiască dosarele de personal în prezența unei persoane din personalul Resurselor Umane.
Angajații nu pot îndepărta de la birou nicio parte din dosarul de personal .
Angajatul poate solicita fotocopii ale dosarului sau ale porțiunilor din dosar. În rațiune, personalul de resurse umane va furniza fotocopii. Pentru copierea extinsă, angajatul va trebui să plătească pentru fotocopii.
Dacă angajatul este nemulțumit de un document în dosarul personalului său, în prezența personalului angajat în Resurse Umane, angajatul poate scrie o explicație sau o clarificare și îl atașează documentului în litigiu. În niciun caz, personalul resurselor umane sau angajatul nu va modifica documentul propriu-zis.
De asemenea, angajatul poate solicita scoaterea unui document din dosarul de personal. În cazul în care persoana de resurse umane este de acord, documentul poate fi eliminat.
În cazul în care persoana angajată în domeniul resurselor umane nu este de acord, problema poate fi atacată în modul prevăzut în politica de deschidere a întreprinderii deschise .