Dosarul personalului angajat este în general stocat într-un dulap de fișiere încuiat și protejat împotriva incendiilor într-o locație blocată, accesibilă personalului din Resurse Umane.
Confidențialitatea informațiilor despre angajați din dosarul de personal este de o importanță capitală.
Dintre toate fișierele de angajați ținute de companie, dosarul personalului angajat este cel mai frecvent accesat zilnic pentru informații de către angajator, supraveghetor sau personalul din Resurse Umane.
Considerații privind conținutul fișierului de personal al angajatului
Principiile și întrebările fundamentale care trebuie luate în considerare la depunerea oricărui document în dosarul personalului angajatului sunt acestea.
- Angajatorul are nevoie de un document special pentru a justifica deciziile în cazul în care angajatorul a fost dat în judecată? Angajatorul ar avea nevoie de documentul în instanță?
- Angajatul știe și înțelege că documentul va fi depus în dosarul personalului său? În cele mai multe cazuri, angajatorii ar trebui să aibă angajatul să semneze documentul, nu să semneze acordul cu conținutul documentului, ci să recunoască faptul că sunt conștienți de acest document și au citit documentul.
- Nici o surpriză, opinii sau note personale despre angajat nu ar trebui să fie plasate vreodată în dosarul personalului angajatului. Doar faptele, nici gândurile speculative nu aparțin unui dosar de personal angajat.
Conținutul fișierului de personal al angajatului
În continuare sunt recomandări cu privire la documentația pe care un angajator ar trebui să o păstreze într-un dosar de personal angajat.
Istoria Angajărilor
- Cerere de locuri de muncă
- Relua
- Reluați scrisoarea de intenție
- Verificarea educației
- Ocuparea forței de muncă
- Scrisoare de respingere
- Poziția descrierii postului
- Analiză de angajare
- Ofertă de scrisori de muncă sau contract de muncă
- Agenția de muncă sau acordul de agenție temporară, dacă este cazul
- Urgență Informații de contact
- Semnătura formularului de confirmare a manualului de angajați care indică primirea manualului de angajați
- Listă de verificare din noua orientare a angajaților care prezintă subiectele abordate și de către cine
- Orice acorduri de relocare și documentație
- Orice contract, acord scris, primire sau confirmare între angajat și angajator (cum ar fi un contract necompetent , un contract de muncă sau un acord privind o mașină furnizată de companie), de exemplu
- Viața formelor oficiale de angajare, inclusiv: cereri de transfer , promovare , cereri de locuri de muncă interne și așa mai departe
- Orice alte documente legate de angajare
Dezvoltarea și îmbunătățirea performanței angajaților
- Copii ale oricărei evaluări a performanțelor utilizate sau planurilor de dezvoltare a angajaților
- Angajarea auto-evaluări
- Înregistrează din orice sesiuni de consiliere formale
- Note privind participarea sau întârzierea
- Documentația planului de îmbunătățire a performanței
- Rapoarte de acțiune disciplinară
- Recunoașterea angajaților prezentată, cum ar fi certificate, scrisori de recunoaștere și așa mai departe
- Sugestiile și recomandările formale ale angajaților, răspunsurile organizației
- Înregistrări de instruire
- Cereri de formare
- Evaluarea competențelor
- Anunțurile sau programele de cursuri sau sesiuni de instruire
- Necesită evaluări semnate
- Rapoartele privind cheltuielile de instruire
- Reclamații din partea clienților sau a colegilor
Dosarele de încetare a activității
- Scrisoare de demisie a angajatului
- Ieșiți din documentația de interviu
- Notificarea Cobra
- Lista de verificare a terminării angajării
- Contabilitate finală pentru toate aspectele legate de angajarea angajatului, cum ar fi salariul final, plata concediilor, returnarea proprietății societății și așa mai departe.
Sunt disponibile documente suplimentare referitoare la dosarele de personal.