Iată ce trebuie să știți despre conținutul fișierelor de personal
- Angajatorul dorește să aibă informații exacte și ușor de organizat atunci când aveți nevoie de acces la informații din orice motiv. Modificările contactelor de urgență, adresele angajaților, urmărirea evaluărilor performanțelor , scrisorile disciplinare , recunoașterea angajaților și materialele aplicabile pentru ocuparea forței de muncă sunt exemple ale tipurilor de informații pe care angajatorul va dori să le poată accesa rapid.
- Angajatorul trebuie să păstreze documentația cu privire la aspectele legate de personal, cum ar fi selecția angajaților, performanța, istoricul de muncă, rațiunea de compensare și aplicațiile de promovare internă, pentru a menționa doar câteva.
O cerere de EEOC , un proces sau chiar necesitatea de a justifica lipsa unei majorări sau promovări unui angajat necesită ca angajatorul să fi colectat și păstrat acest tip de documentație a angajatului. - Unele înregistrări ale angajaților sunt solicitate de guvernele federale sau de stat pentru ca angajatorii să le păstreze. Organizarea informațiilor angajaților într-un dosar de personal are sens pentru acces și respectarea legală și pregătirea.
Tipuri de fișiere de personal
Angajatorul păstrează, în general, mai multe tipuri de fișiere de personal, pentru uz comercial, pentru confidențialitatea angajaților, pentru confidențialitatea medicală și pentru respectarea legislației. Nu cunosc nici o lege care să precizeze cât de multe fișiere trebuie păstrate de un angajator.
Cu toate acestea, există multe legi și există cele mai bune practici de personal pentru confidențialitatea angajaților, care guvernează conținutul dosarelor de personal și care au acces la aceste informații.
Acestea sunt dosarele de personal pe care majoritatea angajatorilor din SUA le mențin. (Legile și practicile din întreaga lume pot diferi.)
- Dosarul de personal : Acesta este dosarul principal al angajatului care conține istoricul relației de muncă.
- Fișier de salarizare : doriți să mențineți un fișier separat pentru toate problemele de salarizare legate de salariu și beneficii.
- Fișier medical pentru angajați : Legea privind transferabilitatea și răspunderea asigurărilor de sănătate federale din 1996 (HIPAA) impune angajatorilor să protejeze dosarele medicale ale angajaților ca fiind confidențiale.
- I-9 Formulare pentru angajați : Trebuie să păstrați un fișier separat pentru toate formularele angajaților (nu pe angajați) I-9, deoarece nu doriți ca angajații guvernamentali, care sunt autorizați să verifice aceste formulare în diverse condiții, principalele dosare de confidențialitate ale angajaților.
Accesul angajaților la fișierele de personal
Angajații au acces la fișierele personalului angajat sub îndrumarea și supravegherea personalului din Resurse Umane. Dosarele personalului angajatului sunt considerate proprietatea angajatorului care are responsabilitatea de a le menține și de a le proteja.
Politica privind dosarul personalului de probă
În continuare este o politică de eșantionare a fișierelor de personal pentru utilizarea în compania dvs. Acesta discută diferitele fișiere care sunt recomandate și care ar trebui să aibă acces la fiecare fișier.
Politica de probă
Compania menține trei dosare de angajați pentru fiecare angajat.
Se păstrează un fișier de personal pentru fiecare angajat al (Numele Companiei dvs.). Aceste dosare de personal conțin documente confidențiale și sunt administrate și întreținute de personalul Resurse Umane.
Accesul la acest dosar se limitează la personalul de resurse umane și presupune că managerul fiecărui angajat își păstrează dosarul propriu cu documente relevante pentru performanța muncii angajatului.
Documentele tipice dintr-un dosar de personal includ cererea de angajare, un formular de contact de urgență familială, istoricul acțiunilor disciplinare documentate, un rezumat, manualul angajaților și foile de semnare a angajatorului, informațiile personale actuale și referințele la locul de muncă.
Nu toate fișierele de personal conțin aceleași documente, dar fiecare fișier de personal are unele documente care sunt aceleași.
Fișierele de salarizare sunt de asemenea menținute; fișierele de salarizare conțin o istorie a locurilor de muncă, departamentelor, modificărilor de compensare ale angajatului, și așa mai departe. Accesul la dosarul de salarizare se limitează la personalul contabil și personalul responsabil cu resursele umane.
De asemenea, se păstrează dosarul medical al angajatului . Conținutul dosarului medical nu este disponibil pentru nimeni, cu excepția personalului desemnat de Resurse Umane și a angajatului ale cărui înregistrări sunt păstrate în dosar. La numele companiei dvs.), fișierele medicale primesc cel mai înalt grad de stocare și confidențialitate sigure.
Un angajat poate vizualiza dosarul personalului său prin contactarea unei persoane din personalul Resurselor Umane în timpul programului normal de lucru. Nici un angajat nu poate modifica sau elimina orice document din dosarul său de personal care trebuie privit în prezența unei persoane din personalul de resurse umane.
De asemenea, cunoscute ca fișiere de angajați, înregistrări ale angajaților, fișiere de resurse umane, documentație
Disclaimer - Vă rugăm să rețineți:
Susan Heathfield depune toate eforturile pentru a oferi un management de resurse umane exacte, de bun-simț, de management al resurselor umane, de angajator și de la locul de muncă, atât pe acest site, cât și pe acest site, dar nu este avocat și conținutul site-ului autoritate, nu este garantată pentru exactitate și legalitate și nu trebuie interpretată drept consiliere juridică.
Site-ul are o audiență la nivel mondial și legile și regulamentele privind ocuparea forței de muncă variază de la stat la stat și de la o țară la alta, astfel încât site-ul nu poate fi definitiv pe toate pentru locul de muncă. Când sunteți îndoieli, căutați întotdeauna sfat juridic sau asistență din partea guvernului, federal sau internațional, pentru a vă asigura că interpretarea juridică și deciziile dvs. sunt corecte. Informațiile de pe acest site sunt doar pentru îndrumare, idei și asistență.