Datele introduse pe aceste foi de pontaj, de obicei de către personalul departamentului de creație , înregistrează orele petrecute pe fiecare parte a proiectului.
Asta nu înseamnă doar crearea campaniei, ci și informarea inițială, prezentarea clienților și chiar timpul petrecut la studiourile de producție. Doar prin obținerea unei imagini clare a modului în care sa petrecut timpul, o agenție poate gestiona efectiv volumul de muncă, aranjamentul de facturare al clientului și modul în care timpul este alocat între echipe.
Timesheet-ul pe scurt
În primele zile de publicitate, ca multe sarcini ale acelei ere, timpul a fost înregistrat manual pe hârtie cu pixuri și creioane (și o mulțime de ștergere). În aceste zile, timpul este introdus în computer sau într-o tabletă, folosind un software sofisticat care poate trage rapoarte de toate soiurile. Cele mai multe magazine au un șablon foarte asemănător, care include:
- Numărul postului
- Clientul
- Sarcina la îndemână
- Orice personal desemnat
- Data și numărul de ore lucrate
- Prețul pe oră
- Peste orar
Când începeți un proiect pentru un client, managerul de cont sau managerul de trafic va deschide un număr de activitate și va începe să urmărească orele.
Acestea se vor potrivi, de regulă, cu propunerea sau oferta oferită clientului și vor fi defalcate în ore petrecute în principal în: cercetare, planificare și strategie, dezvoltare creativă , producție și administrare de proiecte.
Dacă totul merge la plan, orele efective petrecute pe proiect se vor corela frumos cu estimarea, dar de obicei nu este cazul.
Dezvoltarea creativă consumă adesea mai mult timp decât orice altă parte a procesului, datorită unei schimbări de direcție, a feedback-ului clientului sau a incapacității de a sparge scurtul. Acest lucru poate deveni un punct de discuție cu clientul, deoarece nu dorește să cheltuiască mulți bani în plus pentru timpul creativ, deoarece departamentul de creație are probleme în identificarea unei soluții.
Cu toate acestea, foaia de pontaj trebuie să fie completat corect pentru a urmări acel moment și pentru a arăta clientului cum au fost cheltuite banii și cum a funcționat agenția. Este o modalitate bună de a vedea dacă unele proiecte sunt prea mari pentru a genera un profit sau dacă alții sunt atât de profitabili încât să merite investiția în acel client pentru o muncă ulterioară. Și pe scurt, acesta este rolul pontajului.
Pro-urile Timesheets
Iată de ce foile de pontaj reprezintă sângele unei agenții:
- Bani - Timesheets arată o agenție (chiar și in-house) câte ore au fost înregistrate pentru fiecare parte a fiecărei campanii. Este ușor atunci să vedem dacă merită clientul să fie meritat, sau dacă este timpul să punem clientul pe bază de proiect. Cu o agenție internă, acel timp poate să nu conducă direct la facturi, dar arată managementul cât de eficient utilizează timpul departamentului de creație. Dacă se descoperă că aceștia își petrec 90% din timpul lor pe un singur aspect al afacerii, care poate crea unele steaguri roșii.
- Transparența - dacă foile de pontaj sunt realizate corect, este ușor să vedeți unde lucrurile funcționează fără probleme și unde se blochează blocajele sau ineficiențele. De ce este un copywriter petrecând jumătate de timp pe un client decât altul? Și dacă sunt necesare mai multe reclame, o scurtă privire la foaia de pontaj va vedea dacă departamentul este suprasolicitat.
- Angajament și responsabilitate - majoritatea clienților se așteaptă la un anumit număr de ore pentru a fi cheltuite pentru un proiect. Dacă aceștia nu cred că efortul corect a fost pus într-un loc de muncă, foile de pontaj pot furniza datele pentru a spune altfel. Este, de asemenea, o modalitate de a arăta unor clienți cât de multă valoare primesc de la agenție.
- Analiza - Performanța trecută este adesea un bun indicator al viitorului. Dacă un client suge viața din agenție și o face pe iad pe toată lumea, datele din foile de pontaj pot arăta dacă merită să păstrați acel client în jurul său sau dacă este timpul să le dați drumul. Pe cealaltă parte a ecuației, se poate arăta o agenție profitabilitatea unor clienți, care necesită o muncă și un efort minim de creație, dar o rentabilitate maximă a investiției.
Consumul de foi de pontaj
Cu toate acele puncte plus, care este problema? Ei bine, există un motiv pentru care foile de pontaj sunt universal amenințate de aproape toată lumea, cu excepția numărătorilor de agenți ai agenției:
- Timpul - Mulți oameni din agenții, în special în departamentele de creație, nu dorește să dedice din timpul lor administrației. Ca creativ, poate fi în detrimentul distrugerii de la o brainstormă creativă mare pentru a umple orele. Mulți administratori de conturi au aceleași probleme. Este ironic, dar timpul pentru foi de pontaj este rar alocat.
- Erori - Aceasta merge direct la primul punct. Multe reclame vor lăsa foile de pontaj până în ultimul minut înainte de sfârșitul lunii de facturare. Și aceasta înseamnă că exactitatea unei pontajuri merge de la destul de bună la îngrozitoare. Este greu să vă amintiți câte minute ați petrecut la un loc de muncă cu două săptămâni în urmă, deci este adesea o piesă de ghicire. În cazul în care foile de pontaj sunt toate ghicit, le face aproape inutile.
- Concentrarea slabă - timpul nu este un indicator excelent al publicității excelente. Un magazin ar putea petrece 40 de ore și nu poate produce nimic, altul ar putea să funcționeze 10 și să producă o capodoperă. Foile de timp nu înregistrează calitatea gândirii, doar timpul petrecut.
Viitorul Timesheets
Foile de lucru sunt aici pentru a rămâne și trebuie să se facă manual. Urmărirea automată a timpului nu funcționează, deoarece necesită pornirea și oprirea manuală. Dacă uitați să porniți ceasul, pierdeți ore. Uitați să o opriți și un anumit client sărac este facturat pentru orele de muncă petrecute pe un alt proiect. Aceasta, la rândul său, ar putea duce la probleme (și chiar procese) cu supraîncărcare și pierderea unui client valoros.
Singura modalitate de a garanta o urmărire a timpului bun este să insiste pe toată lumea în agendă de actualizare a agenției cel puțin de două ori pe zi, o dată înainte de prânz și apoi din nou înainte de a pleca acasă. Dacă acest lucru se va întâmpla, foile de pontaj vor fi corecte și utile. Și dacă nu se face, agențiile ar trebui să devină creativi cu motivație. Găsiți o modalitate de a stimula procesul de urmărire a timpului.
Dați angajaților care păstrează o înregistrare meticuloasă a timpului lor un bonus săptămânal sau câteva ore libere în zilele de vineri. Poate părea o pierdere de timp și de bani, însă foile de timp precise pot fi mult mai importante pentru agenție decât câteva sute de dolari aici sau în fiecare săptămână.