Citiți mai jos sfaturi despre cum să scrieți o scrisoare de referință, precum și ce materiale să solicitați candidatului și când să spuneți nu (și cum să spun nu) scrierea unei scrisori pentru cineva.
Ce este o scrisoare de referință?
O scrisoare de referință, cunoscută și ca scrisoare de recomandare, este o scrisoare care exprimă experiența, abilitățile, expertiza, calitățile personale și / sau performanța academică a cuiva. Este scris de un fost angajator, coleg, client, profesor sau altcineva care poate vorbi pozitiv despre acea persoană.
Când aveți nevoie de scrisori de referință
Aveți nevoie de scrisori de referință, de obicei aproximativ trei, când aplicați la locuri de muncă, stagii, posturi de voluntariat, colegii și programe școlare postuniversitare. O scrisoare de referință este o aprobare pozitivă a abilităților și atributelor tale, scrise de cineva familiarizat cu munca, personajul și realizările tale.
Scrisoarea de referință explică de ce cititorul ar trebui să vă aleagă și ce vă califică pentru oportunitatea pentru care aplicați. Scrisorile pot fi solicitate de către organizația care ia în considerare persoana pentru angajare sau acceptare la o instituție sau pot fi oferite de către solicitantul sau solicitantul locului de muncă.
Ce este inclus într-o scrisoare de referință
O scrisoare de referință este o aprobare pozitivă a abilităților și a atributelor tale. Acesta explică de ce cititorul ar trebui să vă aleagă și ce vă califică pentru oportunitatea pentru care aplicați.
O scrisoare de referință profesională este scrisă, de obicei, de un supervizor, coleg, client, profesor sau profesor care este bine familiarizat cu realizările dvs. într-un cadru de lucru.
Acesta include de obicei o descriere a poziției și responsabilităților dvs., durata timpului petrecut la companie și abilitățile, calificările și contribuțiile dvs. la organizație.
Un personaj sau o scrisoare de referință personală poate fi scrisă de un prieten de familie, de mentor sau de un vecin care poate atesta trăsături care vă vor face un bun candidat pentru poziția pe care o căutați. Aceasta explică modul în care scriitorul vă cunoaște și discută atributele personale pe care le-ar aplica într-un loc de muncă.
Ce trebuie să faceți înainte de a scrie o scrisoare de referință
Gândiți-vă înainte de a spune "da". Înainte de a vă de acord să scrieți scrisoarea, asigurați-vă că simțiți că puteți scrie o scrisoare de referință pozitivă pentru această persoană. Dacă nu cunoașteți bine persoana sau nu credeți că puteți vorbi foarte bine despre abilitățile sau abilitățile persoanei, este bine să respingeți cererea de recomandare . De fapt, este mai bine să nu spui o recomandare decât să scrii o referință negativă pentru persoana respectivă. Poți să fii vag atunci când refuzi cererea, pur și simplu spunând: "Nu simt că aș fi cea mai bună persoană să îți scriu o recomandare." Dacă este posibil, sugerăm altcuiva pe care ar putea să o ceară.
Cerere de informatii. Este o idee bună să întrebați persoana pentru o copie a CV-ului sau a CV-ului, chiar dacă le-ați cunoscut de mult timp.
Acestea pot avea noi acreditări sau realizări și doriți să furnizați cât mai multe informații curente posibil. Acest lucru vă va ajuta, de asemenea, să vă dați recomandări de utilizat atunci când compuneți scrisoarea.
Dacă scrisoarea de referință este pentru o anumită oportunitate de angajare, cereți și o copie a postării postului. În mod similar, dacă scrisoarea de referință este pentru o anumită școală sau program, cereți câteva informații despre școală. Cu cât mai multe informații aveți, cu atât mai ușor va fi scrisoarea.
Obțineți toate detaliile. Înainte de a cere informații despre candidat, obțineți toate informațiile de care aveți nevoie despre cum să trimiteți scrisoarea. Întrebați pe cine trebuie să trimită scrisoarea, când este termenul limită și formatul în care ar trebui să fie scrisoarea. De asemenea, întrebați dacă există anumite informații pe care școala sau angajatorul doriți să le includeți în scrisoarea dvs.
Ce să includem într-o scrisoare de referință
Cu excepția cazului în care candidatul vă oferă un formular pe care să vă scrieți recomandarea, trebuie să scrieți referința ca scrisoare oficială. O scrisoare de intenție trebuie să înceapă atât cu dvs., cât și cu informațiile de contact ale angajatorului (numele, adresa, numărul de telefon, adresa de e-mail) urmate de data. Dacă este vorba mai degrabă de un e-mail decât de o scrisoare reală, includeți-vă informațiile de contact la sfârșitul scrisorii, după semnătura dvs.
Informații de contact și felicitare: dacă scrieți scrisoarea unei persoane sau unei comisii de angajare, includeți informațiile de contact ale acestora în partea de sus a literei și în salutul dumneavoastră. Dacă scrii o scrisoare generală, poți scrie la " Cui se poate preocupa " sau pur și simplu să începi scrisoarea cu primul paragraf.
Salutări: începeți scrisoarea dvs. cu "Stimate Dl. / Nume." Dacă nu cunoașteți numele de familie al angajatorului, scrieți pur și simplu "Stimate director de angajare". În cazul în care candidatul se aplică la un program academic, puteți scrie "Stimate Admisie Comitetului."
Introducere: Explicați-vă relația cu persoana pentru care scrieți scrisoarea. Puteți include cât timp cunoașteți persoana respectivă. Atunci explicați de ce scrieți scrisoarea. Asigurați-vă că includeți numele companiei, locul de muncă, școala sau oportunitatea pentru care persoana aplică. De exemplu, "Am fost supraveghetorul lui James Smith la compania XYZ pentru ultimii cinci ani. Îmi face plăcere să îl recomand pentru funcția de contabil-șef la ABC Company.
Prezentarea generală a corpului: includeți informații specifice despre caracteristicile personale ale candidatului (creativitate, răbdare, încredere etc.), abilități specifice (abilități excelente de comunicare, aptitudini organizatorice etc.). Fiți cât mai concret posibil.
Primul paragraf: Primul paragraf al scrisorii de referință explică conexiunea dvs. cu persoana pe care o recomandați, inclusiv modul în care îi cunoașteți și de ce sunteți calificat să scrieți o scrisoare de recomandare pentru a vă recomanda un loc de muncă sau o școală absolventă. Menționați relația (personală sau profesională) pe care o aveți cu persoana pe care o recomandați.
Al doilea paragraf (și al treilea și al patrulea)
Paragrafele de mijloc ale scrisorii de referință conțin informații despre persoana despre care scrieți, inclusiv de ce sunt calificați și despre ce pot contribui. Dacă este necesar, utilizați mai mult de un paragraf pentru a furniza detalii. Fiți specifici și împărtășiți exemple de ce această persoană este un candidat calificat. Dacă puteți, legați cazuri specifice în care ați observat că persoana utilizează cu succes abilitățile necesare pentru această funcție.
Încercați să descrieți calitățile și abilitățile care vizează locul de muncă , școala sau oportunitatea specifice. De exemplu, în cazul în care persoana care se aplică pentru un loc de muncă ca manager, se concentreze pe conducerea persoanei și abilitățile de comunicare .
Scrisoare de închidere
În paragraful de încheiere, vă oferim să furnizați mai multe informații și să includeți informațiile dvs. de contact (telefon și e-mail), astfel încât să vă oferiți o recomandare verbală sau să răspundeți la întrebări suplimentare, dacă este necesar. De asemenea, puteți reitera că vă recomandați această persoană "din toată inima" sau "fără rezervare".
Semnătură: terminați scrisoarea cu semnătura, scrisă de mână, urmată de numele dvs. tastat. Dacă acesta este un e-mail, pur și simplu includeți numele dvs. tastat, urmat de informațiile dvs. de contact. Iată cum să încheiați o scrisoare cu exemple de închideri de afaceri.
Litere de recomandare, Format și Font
Înainte de a începe să scrieți scrisoarea: Cereți candidatului să vă trimită CV-ul, transcrierea, CV-ul sau orice alte materiale care vă vor ajuta să descrieți cu exactitate persoana respectivă. Puteți cere, de asemenea, o descriere a poziției pentru care solicită și informații despre companie. Cu cât mai multe informații aveți, cu atât mai ușor va fi să scrieți o recomandare puternică.
Durata: o scrisoare de recomandare ar trebui să fie mai mult de unul sau două paragrafe; o scrisoare pe care aceasta scurtă o sugerează că nu cunoașteți bine persoana sau că nu o susțineți pe deplin. Cu toate acestea, doriți să păstrați litera concisă și să vă concentrați asupra câtorva puncte-cheie, evitați astfel scrierea a mai mult de o pagină. Trei sau patru paragrafe care explică modul în care cunoașteți persoana și motivul pentru care le recomandați este o lungime corespunzătoare.
Format: o scrisoare de recomandare trebuie să fie un spațiu unic, cu un spațiu între fiecare paragraf. Utilizați marginile de aproximativ 1 "pentru partea de sus, partea de jos, stânga și dreapta paginii și aliniați textul spre stânga (alinierea pentru majoritatea documentelor).
Font: Utilizați un font tradițional, cum ar fi Times New Roman, Arial sau Calibri. Dimensiunea fontului ar trebui să fie între 10 și 12 puncte, deci este ușor de citit. Ajustarea dimensiunii fontului este o modalitate bună de a păstra scrisoarea dvs. pe o singură pagină.
Editați: Aveți grijă să citiți scrisoarea înainte de a o trimite. Poți avea pe cineva să editeze scrisoarea, dar să ascundă numele candidatului pentru a-și păstra confidențialitatea.
Examinați un exemplu
Dragă doamnă Johnson,
Sunt încântat să recomand recomandarea lui Sarah Jones pentru poziția managerului de marketing digital la Sabre Marketing & PR. În calitate de director de marketing la A & B Media, am avut plăcerea de a lucra în calitate de supraveghetor al lui Sarah când a fost împuternicită aici ca asociat de marketing. Responsabil, punctual și extrem de luminos, Sarah se număra printre cele mai bune talente din cadrul A & B Media, iar eu îi susțin absolut calificarea și talentul.
Am fost continuu impresionată de cunoștințele pe care le-a adus la masă și de dedicarea ei de a rămâne pe lângă cele mai recente în domeniu. Sarah combină abilitățile clare de analiză cu o intuiție puternică și întotdeauna am știut că mă pot baza pe ea pentru a respecta termenele limită și pentru a depăși așteptările noastre. De-a lungul celor doi ani petrecuti cu noi, a obtinut numeroase realizari, de la cresterea angajamentului social media cu 20%, la scaderea ratei de respingere a site-ului nostru cu 10%, la cresterea rentabilitatii investitiei cu 15%.
În timp ce experiența profesională a lui Sarah a fost extrem de valoroasă pentru A & B Media, ea a fost, de asemenea, un jucător minunat de echipă. Optimist, atrăgător și ușor de înțeles, Sarah a fost o adevărată bucurie de a avea în birou și a promovat multe relații pozitive atât în departamentul nostru, cât și în întreaga companie.
Cu asta am spus că sunt foarte încrezător în recomandarea mea și cred că Sarah ar fi o potrivire excelentă pentru Saber Marketing & PR. Dacă doriți să mai vorbiți despre experiența mea de lucru cu Sarah, vă rugăm să ne trimiteți un e-mail la melissa@abmedia.com sau sunați-mă la 555-555-5555.
Cu sinceritate,
Melissa Bradley
Director de marketing
Media A & B
melissa@abmedia.com
555-555-5555
Formatarea scrisorii dvs.
Dacă trimiteți scrisoarea către un angajator sau o școală, asigurați-vă că urmați formatul corect al scrisorii de afaceri . Aceasta include listarea informațiilor dvs. de contact, a datei și a informațiilor de contact pentru persoana care primește scrisoarea (de obicei, managerul de angajare) în partea de sus a literei. De asemenea, includeți semnătura dvs. de mână în partea de jos a unei litere fizice.
Cu toate acestea, dacă trimiteți prin e-mail această scrisoare, nu este necesar să includeți informații de contact sau data de la începutul literei. În schimb, listați informațiile de contact după semnătura dvs. prin e - mail . De asemenea, asigurați-vă că aveți o linie clară și concisă care enumeră numele candidatului, locul de muncă pentru care solicită (dacă este cazul) și scopul scrisorii dvs. De exemplu, o linie de subiect ar putea citi: "Recomandare pentru Prenume Nume - Asistent de resurse umane."
Utilizați un șablon de scrisoare de referință
Dacă nu sunteți sigur ce să scrieți, utilizați un șablon de scrisoare de referință și personalizați-l pentru a include informațiile dvs. Un șablon este o modalitate utilă pentru a vedea cum să formatați scrisoarea dvs. și ce să includeți în scrisoare.
De asemenea, puteți să vizualizați litere de referință pentru idei cu privire la ce puteți include în propria scrisoare. Cu toate acestea, nu uitați să schimbați litera astfel încât să se aplice persoanei pe care o scrieți.
Mai multe exemple: Exemple de scrisori de referință