Scrierea unei scrisori de afaceri eficiente, lustruite, poate fi o sarcină ușor de urmărit, atâta timp cât respectați regulile stabilite pentru aspect și limbă. Realizați faptul că destinatarul dvs. citește o cantitate semnificativă de corespondență în mod regulat și va favoriza scrisori bine executate care nu conțin erori de tipar și gramatical. O regulă bună este să o recitiți de două ori și apoi să o revizuiască un coleg pentru a se asigura că nimic nu a fost ratat.
Secțiunile unei scrisori de afaceri
Fiecare secțiune a scrisorii dvs. trebuie să respecte formatul corespunzător, pornind de la informațiile dvs. de contact și cele ale destinatarului dvs.; salut; corpul scrisorii; închidere; și, în final, semnătura dvs.
Formatul scrisorii de afaceri
Mai jos este formatul tradițional de scrisoare de afaceri, cu sfaturi despre cum să-l cadru pe baza relației dvs. cu cititorul și care este rezultatul dorit.
Informațiile dvs. de contact :
Numele dumneavoastră
Adresa ta
Numarul tau de telefon
Adresa ta de email
Data
Informațiile de contact ale destinatarului:
Numele lor
Titlul lor
Compania lor
Adresa companiei
Salutul :
- Utilizați "pentru cine este interesat" , dacă nu sunteți siguri în mod special față de cine vă adresați.
- Folosiți salutul oficial "Stimate domn / dl / dl. [Last Name] ", dacă nu cunoașteți destinatarul.
- Utilizați "Dragă [First Name]", numai dacă aveți o relație informală cu destinatarul.
Corpul
Formate de bază:
- Utilizați linii cu o singură distanță, cu un spațiu adăugat între fiecare paragraf, după salutare și deasupra închiderii.
- Stânga justifică scrisoarea dvs. (față de marginea din stânga).
Strike the right tone:
Scopul scopului scrisorii dvs. să fie clar prin limbajul simplu și țintit, păstrând scurta paragraf de deschidere. Puteți începe cu "Vă scriu cu referire la ..." și de acolo, comunicați doar ceea ce trebuie să spuneți.
Paragrafele ulterioare ar trebui să includă informații care oferă cititorului dvs. o înțelegere completă a obiectivelor dvs., dar evitarea propozițiilor meandre și a cuvintelor lungi inutile. Din nou, mențineți-o concisă pentru a vă susține atenția.
Dacă intenția dvs. este să convingeți destinatarul - să investească bani, să vă dea o referință, să vă angajeze, să vă asocieze sau să remediați o problemă - creați un caz convingător pentru cauză. Dacă, de exemplu, doriți ca cititorul să sponsorizeze un eveniment de caritate, identificați orice suprapunere cu obiectivele filantropice ale companiei. Convingeți cititorul că vă ajută să fiți reciproc avantajoși și veți crește șansele de a vă câștiga sprijinul.
Păstrați paragraful de închidere la două propoziții. Pur și simplu reiterați motivul pentru care ați scris și mulțumiți cititorului pentru examinarea solicitării dvs.
Închidere gratuită :
Unele opțiuni bune pentru închiderea dvs. includ:
- Cu respect a ta,
- Cu stimă,
- Cordial,
- Cu respect,
Dacă scrisoarea dvs. este mai puțin formală, luați în considerare utilizarea:
- Toate cele bune,
- Cel mai bun,
- Mulțumesc,
- Salutari,
Semnatura:
Scrieți semnătura exact sub închiderea dvs. și lăsați patru spații individuale între închidere și numele dvs. complet, titlul, numărul de telefon, adresa de e-mail și orice alte informații de contact pe care doriți să le includeți. Utilizați formatul de mai jos:
Semnătura dvs. scrisă de mână
Introduceți numele complet
Titlu
Trimiterea unei scrisori de afaceri prin e-mail
Dacă trimiteți o scrisoare de e-mail, semnătura dvs. va fi ușor diferită . Mai degrabă decât să includeți informațiile dvs. de contact în titlul scrisorii, listați-o sub semnătura dvs. De exemplu:
Cu stimă,
Nume de familie Prenume
Titlu
Adresa ta
Numarul tau de telefon
Adresa ta de email
Includeți subiectul despre care scrieți în linia de subiect a e-mailului, astfel încât cititorul să știe de ce trimiteți mesajul.
Sfaturi pentru scrierea scrisorilor de afaceri
Puteți găsi sfaturi mai detaliate în aceste îndrumări pentru a scrie o scrisoare de afaceri , inclusiv alegerea unui font, selectarea marginilor și formatarea corectă a literei.
Este întotdeauna util să te uiți la exemple pentru a obține idei pentru propria corespondență. Revedeți eșantioane de scrisori , inclusiv scrisori de intenție, interviuri vă mulțumesc scrisori, scrisori de urmărire, scrisori de acceptare și respingere a postului, scrisori de demisie, scrisori de apreciere și mai multe eșantioane de scrisori legate de afaceri și de angajare.