Etapa 4: Listă de verificare pentru gestionarea modificărilor
A patra etapă a gestionării schimbării
În această etapă a procesului de schimbare, schimbarea este introdusă într-o porțiune mai mare a organizației. Planurile detaliate sunt elaborate de echipa de schimbare care conduce efortul.
Acești agenți de schimbare ar fi trebuit să implice cât mai mulți oameni pe parcursul etapelor de planificare. Gradul de capacitate a acestora de a implica alți angajați va depinde de mărimea și amploarea modificărilor sperate.
Echipa de conducere a schimbării conducerii
Echipa de conducere a schimbării trebuie, de asemenea, să recunoască faptul că angajații vor experimenta schimbările în multe moduri diferite. Ei vor reacționa profesional la introducerea modificărilor, dar, cu atât mai important, vor răspunde schimbărilor la nivel personal - și acesta poate fi cel mai puternic răspuns al tuturor.
Acest lucru se datorează faptului că angajații trebuie să treacă prin cele patru faze ale reacției personale la schimbare înainte de a fi gata să accepte și să integreze schimbările. În timp ce unii angajați se vor mișca în toate cele patru faze în zece minute; ceilalți angajați vor lua luni pentru a traversa aceeași cale.
Ceea ce introducerea schimbării trebuie să se realizeze
În această etapă de introducere, echipa de conducere a schimbării trebuie să se asigure că se realizează următoarele inițiative.
- Determinați modul în care rolurile și locurile de muncă vor trebui să se schimbe.
- Oferiți organizației educație generală pentru ca toată lumea să înțeleagă ce înseamnă schimbarea organizației și cum va fi gestionată schimbarea .
- Planificați sesiunile de instruire necesare angajaților pentru a împărtăși așteptările și parametrii de schimbare cu întreaga organizație. Formarea specifică pentru posturi și departamente este de obicei necesară
- Identificați managerii sau echipele de proiect interne sau departamentale pentru a ajuta la integrarea modificărilor dacă este necesar.
- Furnizați alte oportunități de instruire a angajaților, după cum este necesar, astfel încât angajații să fie pregătiți să facă schimbările necesare. Acestea pot include:
- pregătire tehnică pentru schimbarea locurilor de muncă,
- formare de supervizare și management - despre schimbările și așteptările și în orice abilități manageriale care trebuie consolidate,
- pregătirea managementului de proiect,
- formarea de gestionare a schimbărilor;
- Formarea relațiilor umane, cum ar fi team building-ul și conducerea întâlnirilor . - Începeți să planificați schimbări în structura și practicile de recompensare și recunoaștere ale organizației pentru a paraleli și recompensa schimbările în sprijinul efortului de inovare.
- Construiți mecanisme de feedback astfel încât angajații să știe cum progresează schimbarea. Sporiți comunicarea o sută de ori.
- Asigurați consecințe pentru adoptarea sau respingerea schimbărilor - în timp, dar nu prea mult timp. Începeți cu recompense și recunoaștere pentru adopțiile devreme.
- Oferiți-vă modalități de a vă lua la revedere vechilor căi și de a vă angaja în noile modalități de a face afaceri. Acestea se numesc ceremonii și sunt un motivator puternic. Într-o organizație, când ofițerii de poliție au adoptat pe deplin poliția comunitară, ofițerii de stradă au scris toate căile prin care au interacționat anterior cu comunitățile lor. Odată ce au scris toate metodele vechi, au aruncat hârtiile într-o coș de gunoi și au pus foc în hârtii. O puternică eliberare.
Introducerea schimbării pentru a construi angajamentul angajatului
Oamenii reacționează la schimbare în multe moduri diferite. Gradul în care angajații vor sprijini și se angajează la schimbările dorite depinde parțial de reacțiile lor naturale la schimbare și, parțial, de modul în care sunt introduse modificările.
Puteți încuraja oamenii să se înscrie în modificările pe care doriți să le implementați aplicând următoarele idei de gestionare a schimbărilor ori de câte ori o schimbare este introdusă în organizația dvs. (Aceste sugestii sunt adaptate din ideile Dr. Rosabeth Moss Kanter de la Universitatea Harvard.)
- Oferiți o viziune a schimbării cu detalii clare despre starea nouă dorită la începutul procesului.
- Demonstrați angajamentul dvs. activ față de schimbare; creați un sentiment de entuziasm pentru viitor. Angajamentul activ include menținerea responsabilității și recompensării oamenilor și sprijinirea eforturilor și contribuțiilor pozitive ale angajaților.
- Împărtășiți cât mai mult posibil cu toți angajații dvs. informațiile despre planurile de schimbare. Distribuiți cât de mult știți de îndată ce o cunoașteți.
- Oferiți-i timp membrilor personalului să se obișnuiască cu ideea schimbării.
- Implicați toți angajații în planificarea schimbării.
- Împărțiți modificările mari în pași mici , realizabili. Creați obiective și repere măsurabile specifice pentru pașii mici și procesul de schimbare generală.
- Păstrați surprizele la un nivel minim . Concentrați eforturile pe o comunicare eficientă în fiecare fază a procesului de schimbare, pentru a permite tuturor să vadă ce urmează. Detaliile specifice despre impactul schimbării asupra persoanelor, acolo unde sunt cunoscute, îi ajută pe oameni să se adapteze la schimbări mai rapide.
- Efectuați-vă clar noi standarde , cerințe și politici care rezultă din modificări.
- Oferiți o întărire pozitivă și stimulente pentru a recompensa succesele timpurii și pentru a servi ca modele și comportamente dorite de restul organizației.
Faceți față reacțiilor personale la schimbare
Majoritatea oamenilor sunt profund atașați de obiceiurile lor actuale. Efectuarea de schimbări implică mai mult decât învățarea de noi competențe. Oamenii au nevoie de o perioadă de tranziție pentru a renunța emoțional la căi vechi și pentru a se deplasa spre noi moduri.
Cele patru faze ale acceptării schimbării sunt negarea, rezistența , explorarea și angajamentul. Pentru a trece prin aceste faze, atunci când schimbarea este introdusă în organizație, angajații trec de la negare (mediul extern) și apoi la rezistență (mediul intern), ambele bazându-se în trecut.
Pe măsură ce încep să accepte schimbările care au fost introduse, angajații se îndreaptă spre viitor, înainte de a intra în faza de explorare, iar apoi, dacă toate veniturile sunt planificate, se termină în faza de angajare, urmărind viitorul și finalizând etapa introductivă managementul schimbării.
Cele 4 faze ale reacției personale la schimbare în timpul introducerii
Angajații trec pe parcursul a patru etape pe calea comiterii schimbărilor pe care organizația le-a introdus. Amintiți-vă că aceste patru faze apar în timpul celei de a patra etape a celor șase etape pe care le veți experimenta într-un proces de schimbare. Asta se întâmplă în fiecare etapă.
1. Negarea: Schimbarea nu este încă reală pentru angajați. Nu se întâmplă nimic care să fie văzut de angajatul individual. Munca continuă ca de obicei. Persoanele fizice pot gândi la gânduri, cum ar fi: "Această schimbare va dispărea dacă o ignor."
"Organizația își va schimba mintea." "Nu se va întâmpla cu mine." "Ei nu se pot aștepta ca eu să aflu asta." "Dar am făcut întotdeauna așa." Și " m prea bătrân ca să încep să fac acest lucru într-un mod diferit. "
2. Rezistență: Angajații manifestă furie, îndoială, anxietate și alte emoții negative. Ei tind să se concentreze asupra experienței lor personale asupra impactului schimbării, mai degrabă decât asupra modului în care poate ajuta organizarea lor.
Productivitatea și producția pot scădea. Este posibil să aveți experiență de rezistență din partea angajaților ca fiind furioasă, vocală, stridentă, vizibilă, off-putting, confruntantă și înfricoșătoare. Rezistența poate fi, de asemenea, tăcută, scârbă, retrasă, non-verbală, ascunsă, subminantă și sabotantă.
Ambele există și trebuie să fiți pregătiți să vă ocupați de ambele forme de rezistență .
3. Explorarea: oamenii încep să se concentreze asupra viitorului și asupra modului în care schimbările îi pot ajuta efectiv. Ei sunt dornici să învețe și să înțeleagă impactul schimbărilor asupra locului lor de muncă și a sferei de influență. Această fază poate fi stresantă, deoarece angajații caută noi modalități de a se comporta și se relaționează unul cu celălalt.
În acest moment, oamenii recunosc, de asemenea, că schimbarea nu va dispare. Deci, chiar dacă se simt încă nesuportatori, ei caută modalități de a face tot ce este mai bun pentru ei personal și în slujba lor.
4. Angajamentul: Angajații s-au înscris în schimbare și sunt pregătiți să avanseze cu planurile de acțiune. Productivitatea și sentimentele pozitive revin.
În concluzie, etapa introductivă a managementului schimbării este provocatoare, reactivă și stresantă, dar și interesantă, energizantă și consolidată. Aceste sfaturi și sugestii vă vor ajuta în mod eficient și profesionist să vă ocupați de introducerea de schimbări în organizația dvs.