Competențe cheie pentru CV-uri, scrisori de intenție și interviuri
În timp ce multe companii se așteaptă ca asistenții executivi să fi finalizat cursuri relevante de colegiu, puțini necesită un grad. O experiență relevantă de muncă relevantă este mai importantă, în mod ideal de câțiva ani în calitate de asistent executiv sau administrativ.
Asistent administrativ
Funcțiile asistentului director includ aceleași sarcini ca și un asistent administrativ: efectuarea și acceptarea apelurilor telefonice; trimiterea de note, e-mailuri și scrisori în numele executivului; primirea vizitatorilor și planificarea manevrabilității. Dar, de asemenea, acționează ca un portar, luând decizii cu privire la cine primește acces la executiv și ce informații primește executivul.
Ei deseori efectuează cercetări și pregătesc rapoarte care influențează politica companiei. Aceste responsabilități înseamnă că asistenții executivi trebuie să înțeleagă pe deplin munca angajatorului lor. În consecință, acești lucrători pot, de asemenea, să acționeze ca o legătură între executiv și restul personalului clerical.
Cum să utilizați liste de aptitudini
Asigurați-vă că vă scrieți scrisoarea de intenție și reluați pentru a evidenția abilitățile pe care potențialul dvs. angajator vrea. Puteți folosi următoarea listă pentru a obține o idee despre ce ar putea fi aceste abilități dorite, dar nu uitați să citiți cu atenție descrierea postului cu atenție, deoarece nu toate companiile caută același lucru într-un asistent executiv.
De asemenea, verificați compilațiile noastre de abilități enumerate în funcție de locul de muncă și tipurile de calificare . În timp ce vă pregătiți pentru interviu , planificați să dați exemple de momente specifice pe care le-ați întruchipat diferitele abilități pe care potențialul dvs. angajator le dorește.
Exemple de aptitudini executive asistent
Următoarea listă nu este exhaustivă, iar competențele necesare pot varia ușor de la o companie la alta sau chiar de la un birou la altul în cadrul aceleiași companii. Cu toate acestea, trebuie să existe cele mai multe dintre cele mai importante și solicitate abilități pe care trebuie să le aibă un asistent de conducere potențial.
Abilități de comunicare scrisă și verbală
O modalitate de a gândi rolul asistentului executiv este, de fapt, un specialist în comunicare. O parte semnificativă a postului include comunicarea și coordonarea cu oamenii din întreaga companie și, uneori, și cu clienții, în funcție de tipul de afacere. Abilitatea de a fi profesionist, clar, articulat și precis, atât verbal cât și în scris, depășește lista cerințelor pentru abilități impecabile de comunicare .
Competențe informatice
Asistenții executivi au nevoie de mai mult decât simplă competență cu programe de procesare a textului și programe de calcul tabelar. Competențele necesare bazate pe computer includ, de asemenea, capacitatea de a configura și menține sisteme de e-mail, sisteme de partajare a fișierelor și calendare, precum și competențe cu software-ul statistic, software-ul de publicare și bazele de date.
Fiind propriul specialist de suport tehnic este întotdeauna un plus, mai ales că asistenții executivi sunt deseori de așteptat să facă totul de la fixarea imprimantei la sugerarea de noi software-uri.
Abilități interpersonale
Abilitățile puternice interpersonale sunt, de asemenea, o necesitate pentru interacțiunea cu clienții, formarea altor cadre administrative și colaborarea cu directorii executivi și cu managerii de nivel înalt. Deoarece asistenții executivi se ocupă adesea de informații delicate ale companiei, este important să nu fie numai capabili să păstreze confidențialitatea adecvată, ci și să se comporte întotdeauna într-un mod care să sugereze discreție și integritate personale. Pe scurt, este necesar să se inspire încrederea.
De gestionare a timpului
Un asistent executiv are nevoie nu doar să se ocupe bine de timpul său propriu dar și de cel al șefului. Aceasta înseamnă coordonarea nevoilor și cerințelor mai multor persoane de a crea un program funcțional și apoi de a schimba adesea acest program în timp scurt pe măsură ce situațiile se schimbă.
De locuri de muncă ar putea include, de asemenea, tactfully asigurându-se că executivul rămâne la timp, fără a fi distras.
Abilități de cercetare
Cercetarea este ea însăși o abilitate, necesitând o familiaritate cu mai multe motoare de căutare, precum și resursele de informare relevante în domeniile specifice de interes pentru companie. Fără aceste abilități, un asistent executiv nu ar fi capabil să pregătească rapoartele de care are nevoie executivul.
Lista Aspectelor Asistentului Asistent
Abilitati tehnice
- Coordonarea apelurilor pentru conferințe video și audio
- Crearea și întreținerea bazelor de date
- Microsoft Excel
- Microsoft Office
- Microsoft Outlook
- Microsoft powerpoint
- Microsoft Word
- Echipamente de birou
Competențe administrative
- Contabilitate / Contabilitate
- Suport administrativ
- Numiri
- Gestionarea calendarului
- clerical
- Relațiile cu clienții
- Proiectarea și întreținerea sistemului de depozitare
- Organizarea de întâlniri
- Menținerea calendarelor
- Păstrarea înregistrărilor
- Aranjamente de călătorie
- Tastare
- Planificarea evenimentului
- Pregătirea rapoartelor
- Rapoartele de raportare a cheltuielilor
- Corectură
- Programare
- Luarea de minute
Abilități de comunicare
- Corespondenţă
- Serviciu clienți
- Gestionarea relațiilor cu clienții
- Prelucrarea apelurilor telefonice și a solicitărilor
- Comunicări scrise / verbale
Caracteristici personale
- Precizie
- Ascultare activa
- Abilitatea de a urma instrucțiunile
- Abilitatea de a lucra independent
- Asertivitatea
- Analitic
- Colaborare
- energic
- Diplomatic
- Luarea deciziilor
- dependabilitate
- Orientat spre detalii
- Flexibilitate
- A termina ce ai inceput
- Inițiativă
- Judecata bună
- motivat
- Multifunctional
- Menținerea informațiilor confidențiale
- Termene de întâlnire
- prioritizarea
- Proactivă
- Rezolvarea problemelor
- Management de proiect
- Fiabilitate
- Încredere în sine
- Auto-direcționată
- lucru in echipa
- De gestionare a timpului
- Lucrul rapid
- Lucrând bine sub presiune
Mai multe despre Asistentul de Executive Jobs și Abilități
- Cum să obțineți un loc de muncă ca asistent administrativ
- Competențe manager de birou
- 7 sfaturi pentru o gestionare eficientă a timpului
- Cum să lucrezi mai rapid și mai eficient