Faceți întâlnirile mai puțin plictisitoare, astfel încât să le îndepliniți scopul
Dacă oamenii nu acordă atenție și nu se concentrează, întâlnirea este doar o pierdere a timpului tuturor. Cum puteți face întâlniri plictisitoare mai interesante pentru a realiza ceva?
Iată 5 sfaturi practice:
1. Ban SmartPhones
Da, e ca și cum ai spune oamenilor să-și arunce copiii în ziua lupilor înainte de a veni la întâlnire. Oamenii vor insista ca ei trebuie sa aiba telefoanele lor - la urma urmei, ar putea aparea o urgenta. Da. Lumea s-ar putea termina în timpul întâlnirii trimestriale de planificare, dar este puțin probabil.
Problema cu tehnologia de astăzi este că vă permite să vă concentrați asupra a ceea ce nu este în fața dvs. - întâlnirea. Lucrul amuzant este că, dacă oamenii s-ar afla față în față cu oamenii pe care îi trimiteau prin SMS în timpul întâlnirii dvs., ar fi trimis mesaje către altcineva. Telefoanele stau în birouri .
Fără telefon, se întâmplă două lucruri în timpul întâlnirii. Ești nevoit să rămâi în prezent și timpul de nefuncționare este petrecut comunicând cu ceilalți participanți. De ce este important acest lucru? Deoarece veți găsi că întâlnirile dvs. sunt mai interesante atunci când vă cunoașteți colegii.
Cum îi cunoști? Vorbind cu ei.
Ce faci când ai telefonul tău? Nu vorbești cu noii oameni.
2. Pregătiți, pregătiți, pregătiți
O întâlnire în care conducătorul sau moderatorul vine târziu , nu are o agendă , și aripi, este plictisitor și obositor. O întâlnire bine pregătită poate fi fascinantă și captivantă. Când liderul are un plan și un scop, întâlnirea va fi mai interesantă.
Când nu există nici o direcție sau un scop, întâlnirea nu va fi interesantă.
Cealaltă parte a pregătirii vă îmbunătățește abilitățile. Ați fost la întâlniri care au fost productive și interactive și ați făcut să vă simțiți ca și cum ați putea merge și să realizați lucruri minunate. Și ați participat la întâlniri în care sunteți sigur că dacă ați adormit, nimeni nu vă va fi dor de tine și nu veți pierde nimic important. Diferența este persoana care conduce întâlnirea.
Dacă întâlnirile dvs. sunt plictisitoare, aruncați o privire în oglindă . Găsiți o modalitate de îmbunătățire. Puteți lua o clasă formală (departamentul dvs. de resurse umane vă poate ajuta cu sugestii), puteți solicita feedback și îndrumare de la un coleg al cărui abilități de întâlnire admirați sau puteți lua o cursă online. O mulțime de ajutor este disponibil pentru dvs. și multe dintre ele sunt gratuite pentru luarea atunci când doriți să vă faceți întâlnirile obișnuite plictisitoare mai interesante.
3. Toată lumea participă
De ce ar trebui să participe toată lumea? Ei bine, pentru că dacă participarea nu este necesară, puteți rezolva această problemă prin e-mail. Serios. Există foarte puține ori când trebuie să aduci un grup pentru a transmite informații.
Da, există unele lucruri, cum ar fi concedieri în masă sau o restructurare completă a companiei, care va merge mai bine dacă aveți un manager care să vorbească întregului grup, dar în majoritatea cazurilor întâlnirile ar trebui să fie întotdeauna interactive .
Cât de interactiv? Ei bine, asta depinde de scopul întâlnirii. Dacă este o sesiune de brainstorming , toată lumea ar trebui să vorbească. Dacă cineva nu vorbește, cheamă persoana respectivă. Introvertele pot displace acest tip de întâlnire - și nu ar trebui să faceți întâlniri de presiune pentru introverte prin punerea lor la fața locului.
Dar cultura întâlnirii trebuie să asigure participarea tuturor la aceste sesiuni de brainstorming și trebuie să știe că participarea lor este necesară în avans.
Dacă este o întâlnire de planificare sau o întâlnire de stabilire a obiectivelor sau chiar o întâlnire trimestrială a raportului, ar trebui să existe timp de intrare, să punem întrebări sau să facem comentarii. Atmosfera trebuie să încurajeze participarea, dar cu câteva limite (a se vedea mai jos).
4. Nu lăsați nici o persoană să domine
Dacă conduceți întâlnirea , este firesc să vorbiți cel mai mult.
După tine însă, nu vrei ca o altă persoană să domine conversația. Asta poate face o intalnire plictisitoare. Nu uitați să redirecționați comentariile și să faceți apel la persoane care știți că sunt experți în zonă pentru a difuza un vorbitor compulsiv.
De exemplu, când Jane a făcut cel de-al patrulea comentariu și începe să meargă pentru o cincime, taie-o cât se poate de frumos spunând: "Mulțumesc, Jane, știm poziția. Aș vrea să aud ce are de spus Karen. Și Jim și Bob nu au avut încă șansa de a vorbi.
Uneori, va trebui să vorbiți cu Janes din biroul dvs. înainte de o întâlnire pentru a le reaminti că ideea de a veni împreună ca un grup este de a împărtăși idei cu toată lumea și dacă ea domină, întâlnirea nu va fi la fel de reușită. Sau imediat după întâlnire funcționează bine, deoarece veți avea exemple proaspete dacă este necesar.
Oamenii care au avut timp să participe la o întâlnire care aduce cunoștințele și experiența lor merită șansa de a vorbi și de a-și împărtăși opiniile. În calitate de lider, puteți învăța să controlați comportamentul care subminează întâlnirea .
5. Faceți elemente care pot fi acționate
O întâlnire care se încheie fără acțiuni a fost doar o pierdere de timp . Este un depozit de informații, caz în care o întâlnire nu a fost cea mai bună cale de a continua. O întâlnire interesantă și interesantă se termină cu lucrurile pe care oamenii pot și ar trebui să le facă - fie pentru a-și îndeplini obiectivele individuale sau obiectivele companiei sau, în mod ideal, ambele. Dacă oamenii nu merg departe, știind care sunt pașii următori, întâlnirea a eșuat.
Pe lângă faptul că aveți elemente care pot fi atacate, trebuie să existe o urmărire. Acest lucru poate avea loc într-o a doua întâlnire sau individual, dar trebuie să se întâmple. Oamenii se vor regla dacă știu că elementele de acțiune sunt toate pentru spectacol.
Întâlnirile nu vor înlocui niciodată excursii la Disneyland pentru emoție, dar le puteți face mai interesante și mai interesante și mai productive. Faceți aceste cinci modificări și vă veți face întâlnirile obișnuite și plictisitoare mai interesante pentru persoanele care participă. Și, asta e un lucru bun pentru succesul organizației tale.